Portaria Digital – Como implantar?
A portaria é o centro de informações do condomínio.
É nela que as pessoas e veículos entram e saem diariamente, 24h/dia, contando aí moradores e estranhos àquela comunidade. Estranhos que muitas vezes se passam despercebidos, levando soluções que mantém as coisas funcionando.
Temos ainda na portaria, a triagem e entrega de encomendas, das mais urgentes como notificações da justiça e remédios, até os chamados para retirada de alimentação via delivery, que agora durante esta pandemia mais que triplicou a logística.
Lá (na portaria) que também temos os pedidos de socorro… o morador indisciplinado que está dando uma festa à 1h da manhã… o outro que vive arrastando as mesas e as cadeiras enquanto o vizinho de baixo está de home-office, tentando manter o equilíbrio entre as contas para pagar e seu psicológico.
De todas estas certezas, além de muitas outras atividades que os nossos fiéis escudeiros (porteiros por assim dizer) travam diariamente, a mais recente é que o mundo abraçou o digital, em todas as esferas – e de uma forma, sem volta. Ou nos adaptamos, ou vamos morrer… parafraseando Charles Darwin.
Agora, a portaria deve caminhar ao digital, os moradores de hoje precisam, e os do futuro exigirão. Não cabe mais o uso de caderninhos, cadernões, fios remendados para todo lado, bancada cheia de anúncios de pizzaria e chaveiro, computador com software pirata e sem antivírus, firewall e controle de acesso aos sites… precisamos liderar os nossos fiéis escudeiros ao novo momento do mundo… precisamos ser exemplos, tratando-os com dignidade e maturidade.
#Maturidade é a palavra mais importante do momento.
Para implantarmos uma cultura digital na portaria, ou melhor, para termos uma portaria digital, precisamos encarar os 3 pilares fundamentais da transformação digital. Veja… para andar de bicicleta, você precisa fundamentalmente de pneus cheios, pedais e guidão. A tríade para a portaria digital: capacitação + infraestrutura + sistema seguro.
Primeiro fator: Capacitação. O seu porteiro não pode mais desconhecer a internet, teclado e mouse. Existe no mercado diversos cursos de informática, digitação e navegação segura na internet. Ele vai precisar cada vez mais, entender a segurança das informações que tem acesso, o que não acessar, e como proceder para defender os dados pessoais e sensíveis de tudo o que tem dentro do condomínio. Não cometa o erro de colocar uma infraestrutura de milhares de reais junto com um sistema de ponta, se os seus porteiros não souberem pilotar. É colocar uma Ferrari na mão de um adolescente sem CNH.
Segundo fator: Infraestrutura. Ok, você capacitou seus porteiros. Ok, você investiu em um sistema de ponta que controla quase tudo no seu condomínio. Mas ficou com receio de investir na coluna vertebral onde todos os dados irão trafegar. Ou seja, os canos tortos, são estreitos e antigos, são de plástico de terceira linha e já estavam trincados – então como a água vai escoar? A infraestrutura de cabeamentos, servidores, hardwares e toda suas manutenções preventivas e corretivas são muito sensíveis a variações de toda a sorte, como temperatura, umidade, oscilações elétricas, volume do tráfego de dados e até as pequenas instabilidades do solo.
Terceiro fator: Sistema. Ok, você capacitou seus porteiros e agora tem a infraestrutura de pé para poder acelerar seu bólido (portaria). Agora imagino que o próximo passo é “reduzir custos”, correto? Ou porque não, um sistema “grátis”? Falando a real, vai “brigar” pelo melhor preço entre 3 orçamentos, porque imagina que sistema é tudo igual. Sinto dizer que, não funciona mais desta forma. Contratar um sistema de gestão digital e controle de acessos é tão complexo como contratar um plano de saúde – você só vai saber o tamanho do problema quando precisar fazer uma cirurgia delicada. Se você olhar apenas o preço, corre o risco de colocar um sistema feito por programadores de nível básico, que ganham pouco e não tem o menor compromisso com a qualidade do código, manutenções e suporte técnico. Ou você opta por contratar o sistema mais caro, acreditando que terá o melhor dos mundos, e de tão complexo que o sistema é, seu pessoal acaba usando 10 a 20% de todos os recursos. Tiro no pé pensar assim. O que funciona hoje é “otimizar investimento” cruzando Processos e Entregas, sabendo que seu fornecedor de sistema vai mantê-lo atualizado com as novas demandas que o seu condomínio for necessitando junto com as mudanças do mundo.
Exemplo real da dimensão do problema: Em um condomínio com 400 unidades, cada vez que aparece um visitante ou prestador de serviço na calçada, o porteiro tem que procurar a unidade em um caderno, interfonar e receber autorização. Desgasta o porteiro e ainda leva uns 10 minutos esta triagem. Isto 100x por dia, dá 16 horas de tempo perdido. O morador utilizando um aplicativo confiável, elimina mais que metade deste tempo do porteiro, que consultaria os dados das unidades em um tela digital, ágil e segura. Resultado: Economia de 240 horas por mês, totalizando aproximadamente R$ 12.000,00 mensal no caixa do condomínio.
Então, qual a Solução?
O síndico precisa estar munido de visão de futuro e #maturidade, para iniciar um planejamento de transformação digital em conjunto com empresas especialistas neste segmento, através de um caminho que segue o seguinte roteiro:
- Comissão interna para planejamento e acompanhamento da transformação digital, convidando condôminos proativos que tenha experiência em tecnologia, comunicação e/ou direito condominial;
- Definição de fornecedores especialistas que atuarão em conjunto com a comissão interna, frente a uma situação 100% digital;
- Investimento em sistemas e segurança eletrônica para que, junto com empresas especialistas, desenvolvam projetos onde o tratamento dos dados seja prioridade;
- Consultoria para entendimento da LGPD e o direito à privacidade e à proteção dos dados pessoais e sensíveis dos seus clientes internos e externos, estabelecendo regras claras sobre coleta, armazenamento, tratamento e compartilhamento destas informações, e
- Educação contínua dos colaboradores do condomínio, bem como aos atuais e futuros moradores. Afinal, A portaria é o centro de informações do condomínio, o mundo está digital e lidar com tantas informações e condições de insegurança, exige #maturidade.
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