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A importância de arquivar os documentos

Postado em 19 Abril

Para fins de utilização posterior, principalmente na esfera jurídica, é imprescindível que todos os documentos sejam arquivados, em plena condição de consulta, e que a busca seja feita da forma mais ágil possível. Os prazos para a guarda de documentos estão definidos na Constituição Federal e em leis específicas — Código Civil, Código Tributário Nacional –, informa o gerente de Back Office de Condomínios da Auxiliadora Predial, Daniel Dorneles dos Santos.

“Em caso de documentos fiscais, os prazos variam de cinco anos, para notas fiscais, a até 20 anos para alguns tipos de contrato”, detalha. Já os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser mantidos arquivados no prazo de 5 anos para documentos referentes ao contrato de trabalho, 10 anos para documentos referentes a recolhimento de tributos (DARF, GPS etc) e 35 anos para os comprovantes de recolhimento do Fundo de Garantia e a Declaração de Opção do FGTS, Comunicação de Acidente de Trabalho e Aviso Prévio.

Conforme determina a legislação, alguns documentos contábeis podem ficar arquivados por um ano na administradora. Após esse período, precisam ser transferidos para a guarda do Síndico, que deve mantê-los por mais quatro anos.

O nosso sistema  ConectCon SOCIAL, além de ser um dos mais completos do mercado tem espaço para upload de documentos de moradores como contratos, laudos, fotos de reformas e documentos do condomínio como ATAs, plantas, manuais, RI, contratos, cotações e demais, disponível para conhecimento do morador. Com isso a ConectCon ajuda o condomínio a manter os documentos organizados e seguros, isso facilita o trabalho de todas as pessoas envolvidas dentro do condomínio incluindo moradores.

Fontes:

https://www.auxiliadorapredial.com.br/Resources/SyndicMagazine/junho_julho_agosto_2016.pdf

http://www.portaldecontabilidade.com.br/tematicas/guardadocumentos.htm , acesso em 01/04/2018.

 


E no seu condomínio,  existe um meio onde os locatários e proprietários tenha acesso aos documentos?

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